Frivilligleder drejebog
Denne drejebog indeholder de vigtigste praktiske informationer vedrørende CHGP til vores frivilligledere
( Med forbehold for senere ændringer)
Friviiligleder
Frivilligleder drejebog
Denne lille drejebog indeholder de vigtigste, praktiske informationer vedrørende opbygningen og afviklingen af det årlige, historiske motorløb i København, CHGP.
Formålet med drejebogen er at klarlægge de forskellige arbejdsgange og at skabe et overblik over ansvarsområder.
Med denne drejebog er det vores ønske at sikre, at alle frivillige er klædt bedst muligt på til, at CHGP kan afvikles så gnidningsfrit som muligt.
Tak fordi I vil være frivilligeledere! Tak for jeres store indsats og al den tid, I lægger i rollen som leder for jeres hold. Hvert eneste hold og funktion er vigtig for, at hele CHGP kan afvikles. I er som ledere rollemodeller og ambassadører for CHGP over for de andre frivillige, gæster, kørere, kunder og samarbejdspartnere – hele året rundt! CHGP er blevet større, og der er nu områder, som vi optimerer, for at gøre det endnu bedre for vores frivillige og for vores afviklingen af CHGP generelt.
Drejebogen 2024
Organisationsdiagram 2024
Ovenstående organisationsdiagram viser alle CHGP’s frivilligeområder. Disse er delt op i 6 fokusområder, hhv. EVENT CREW, CHGP SERVICE, UDSTILLER SERVICE, EVENT SERVICE, LØBSAFVIKLING og SIKKERHED.
Event crew
Følgende frivillige er i 2024 med til at bygge banen og området op:
Banebyggerchef – Peter Mikkelsen
Banebyggerleder – Kenneth Larsen
Håndværkere områdeleder – Kim Dupont
Elektriker – Lars Nørbjerg
Logistik – Steen Olsen & Brand Jens-Henrik Lose
VVS – Troels Kühnell
Chgp service
Følgende frivillige servicerer i 2024 vores gæster og frivillige inde på området på forskellige måder:
Frivilligkoordinator – Kolle
Runnere – Bo Ørbjerg
Publikumsservice – Daniel Dusty & Nick Nielsen
Volunteer lounge – Sanne Dupont
UDSTILLER SERVICE
Følgende frivillige servicerer i 2024 vores udstillere rundt på området:
Hospitality Service – Alexander Kadijevic
Champagne bar – Anna Nellemann
Drikkevareservice – Dennis Rasmussen & Max Madsen & Mathias Juul Rasmussen
VIP Chauffører – Thomas Jensen
VIP Presse – Amalie Kærgaard
Sekretariatet – Mia Lindender
Nabobilletter/Transportkoordinator – Martin Poll
EVENT SERVICE
Følgende frivillige servicerer i 2024 før gæsterne kommer ind på pladsen og i området omkring samt står for vores velgørenhedsløb Race for Riget:
Event koordinator – Sisse Milling Fridberg
Beboer Service – Mikkel Bern
Billetvogne – Torben Stenkilde
Race for Riget – Anders Thelle
Områdeservice – Patrick Nielsen
Merchandise shop – Maren Hansen
LØBSAFVIKLING
Følgende frivillige er i 2024 ansvarlige for løbsafviklingen:
Løbsledelse – Christoffer Østerby
Banechef – Lars Feldskov
Speakers – Thomas Wulff
Officials – ASKH / HMS
Ryttergård – Tim Nellemann
SIKKERHED
Følgende frivillige er i 2024 ansvarlige for vores Beredskab og vagter på området:
Beredskabs teamsleder – John Søgaard
Beredskabskoordinator – John Rossing
Sikkerhed/KST – Søren Værnstrøm
Security – Dorthe Hendriksen
Forventninger
Jeres lederroller er meget forskellige, og vi ved, at der er en stor indsats lagt i dem. Tak for det.
Ud fra de erfaringer, vi har, har vi sammensat følgende forventninger til jeres roller.
Belønninger
Igen i år har vi delt vores frivillige ind i kategorier og lavet et skema, som viser, hvilke belønninger, de forskellige indsatser udløser. Vi vil gerne belønne dem, der gør en ekstra indsats og takke dem, der nogle gange lægger helt op mod 100 timer. Jo flere timer man arbejder, desto flere fordele får man.
Det for Alle:
Pauser, mad og drikke bliver udløst af ens antal arbejdstimer. På den måde får alle bedre muligheder for at holde pause. Hvis man som leder kan se, at det ikke kan lade sig gøre at overholde de pauser, der er angivet, skal man rette henvendelse til Frivilligkoordinatoren. Alle skal have adgang til en times pause efter 3 arbejdstimer. I kan imidlertid lægge vagterne i løbet af dagene, så det passer bedst for netop jeres opgaver. Således er det f.eks. muligt at arbejde i 6 timer, hvorefter man har 3 timer fri, og arbejder 3 timer igen.
Mad og drikke tildeles ligeledes via et interval, se skema. Dog har vi hér nogle faste tidsrum, hvor der serveres mad.
Dette system betyder, at alle skal lave og få de frivillige til at godkende deres vagtplaner. Ud for hver enkelt kan vi så se, hvor mange dage og timer, de arbejder og dermed hvilken kategori, de kommer i. På den måde kan vi give dem det, de skal have, når vi pakker deres kit.
Vi vil oprette et hold ekstra hjælpere, der vil kunne give en ekstra hånd uden for deres oprindelige holds opgaver. Det kan f.eks. være nogle, hvis hold kun arbejder i weekenden, men som gerne vil deltage mere.
Nogle frivillige er også aktive på forskellige hold ved f.eks. at stå i indkørsel mandag til fredag, hvorefter de går over i publikumsservice i weekenden og så hjælper med udkørsel igen søndag.
Hvis I som ledere vurderer, at I kan bruge ekstra hjælp, beder vi jer melde ind herom, og så vil vi fordele de frivillige kræfter, der måtte komme ekstra.
UNIFORM
Alle får udleveret en arbejdsuniform bestående af:
- En arbejdsoverdel alt efter ens funktion i enten rød eller sort eller en vest. Ud fra responsen på sidste års t-shirts, har vi valgt at gå tilbage til poloer igen i 2024 og kun 1 pr. person igen.
- Kasket
- Armbånd
- Nøglekæde med crew-guide
- Gymbag til at have sine ting i, med ørepropper, regnslag og lidt snacks og forhåbentligt lidt solcreme og håndsprit.
Herudover får alle mulighed for at hente årets plakat og, alt efter kategori, også adgang til rabatvouchers til merchandise shoppen. Alt efter den frivilliges arbejdsindsats udløser arbejdstimerne i vagtplanen yderligere ting, der kommer i deres kuvert.
Goodiebag’en er i år med et mere arbejdsrelevant indhold. Det er både mere bæredygtigt og mere fokuseret på, hvad der er relevant for de fleste. Man får stadig en god goodiebag og adgang til flere ting i merchandise shoppen; nu skal man bare som frivillig selv afhente det, hvis man rent faktisk har et ønske om det.
I stedet kunne vi godt tænke os, at der var lidt flere goder i Volunteer loungen, såsom adgang til snacks og drikkelse, der ikke kun er vand, men f.eks. popcorn, is, frugt, kage, kaffe/te og snacks. Dette blev godt modtaget i 2023 og vi fortsætter derfor denne tanke.
Derudover er der adgang til paraplyer i Volunteer loungen, ligesom runnere kan sendes ud med nogle, hvis der er poster, der drukner.
Vigtige datoer
Vigtige datoer
Tilmelding til Kick off – 11. juni – referat
Teknisk bestilling – 16. juni kl. 8.00
Kick off til 2024 – 18. juni kl. 16.30-19.00
Mad bestilling – 15. juli kl. 12.00
CHGP – 2.-4. august
Tilmelding til evaluering – 5. august
Frivilligleder evaluereing – 13. august kl. 17.0
Teknisk bestilling
HOW TO materiel bestilling
Gå ind på følgende link. – https://chgp.dk/teknisk-bestilling/
Her kan du vælge mellem fanerne: Opgave – Materiale – Køretøj/maskine/vogn – Radioer.
Det er stort set samme fremgangsmåde på hver side. På hver side er det muligt at lave op til 5 bestillinger ad gangen. Skal du f.eks. bestille syv forskellige varer under Materialebestilling, skal du sende ordren afsted efter fem varer og starte på en ny for at bestille de resterende to varer.
Step 1 (kontaktoplysninger)
Her udfylder du din kontaktinformation, så vi ved, hvem der bestiller.
Udfylder du for en anden, så skal du også udfylde oplysningerne for denne i felterne til kontaktperson. Modsat kan du krydse boksen af under ”mobil”, hvis bestilleren og kontaktpersonen er den samme.
Step 2 (bestilling og levering)
Alt efter hvilken fane du er på, er indholdet/designet lidt forskelligt – selve opsætningen er dog meget ens. Vær opmærksom på følgende på hver fane:
Opgaver: Her kan du vælge mellem en håndværker-, transportopgave eller andet. Derefter udfylder du felterne – bemærk at felter markeret med en rød stjerne SKAL udfyldes.
Materialer: På denne side kan du bestille op til fem varetyper ad gangen, inden du skal sende ordren igennem og starte på ny.
Køretøj mm.: Det samme er her gældende med antallet for varetyper per ordre – dog kun op til to.
Radioer: Her udfylder du blot felterne for de varer, du har behov for, med et tal. Alle bokse skal altså ikke nødvendigvis udfyldes.
Huske gerne at dobbelttjekke leveringsdato og -tidspunkt for hver ordre, inden du bekræfter.
Step 3 (bekræftelse og gennemlæsning)
Afslutningsvis skal du bekræfte din bestilling – læs den meget gerne igennem her så vi, så vidt som muligt, sikrer mod fejlbestillinger.
Her kan du komme med yderligere kommentarer til din ordre. Husk at afslutte med at sende din bestilling. Når du har trykket send, modtager du (indenfor et par minutter) en mail med en bekræftelse af din bestilling. Det er nu muligt at lave en ny bestilling af en anden type eller med flere varer.
Hvis der er spørgsmål til din bestilling, vil du få direkte besked.
OBS: Din bestilling er ikke gået igennem, før du har bekræftet din bestilling og modtaget en bekræftelsesmail.
Forplejning - mad bestilling
HOW TO mad bestilling
Gå ind på følgende link. – https://chgp.dk/frivillig-madbestilling/
Her kan du vælge mellem morgenmad – frokost – aftensmad – madpakke – natmad – kaffekander/tekander.
Det er stort set samme fremgangsmåde på hver side, hver side skal afsluttes med at bekræfte denne side. Så man først bestiller alt morgenmad og afslutter denne og så frokost osv. På hver side er det muligt at bestille til 4 dage adgangen, da dette er her de fleste hold falder indenfor. Skal du bruge yderligere dage så laver du blot to bestillinger.
Side 1
Her udfylder du din kontaktinformation, så vi ved hvor og hvem der bestiller.
Udfylder du for en anden, så skal du også udfylde dette, eller kan du krydse af at det er samme som bestiller.
Har du lavet en bestilling så husker den det og det kommer nemt frem ved næste bestilling.
Side 2
Her udfylder du antal almen kost, antal vegetarisk og antal anden specialkost.
Det er vigtigt at du notere dig under kommentarer hvad denne anden specialkost er. Dette har den frivillige gerne skulle oplyse, som kommentar ved sin tilmelding, så det kan du se i HEAP.
Her vælger du også datoen for måltidet.
Det er kun muligt at vælge madpakker, natmad og kaffe/te på datoerne 1-4 august. Kunne du have brug for disse i perioden udenfor, må du meget gerne lige sende en direkte besked til [email protected] .
Side 3
Her kan du komme med yderligere kommentarer til din ordre. Husk at afslutte med at sende din bestilling. Når du har trykket send, så får du en mail med en bekræftelse af din bestilling. Det er nu muligt at lave en ny bestilling med et andet måltid, hvis du skal lave endnu en på samme ”måltid” f.eks. 6 frokost så skal du reloade siden og den er nu klar igen.
Efterfølgende modtager du en bekræftelse på at din mad bestilling er noteret og godkendt. Før dette er det ikke endeligt bestilt. Hvis der er spørgsmål til din bestilling, så vil du få direkte besked.
OBS. Ved Kaffe/tekander er det vigtigt at du skriver, hvor det skal leveres altså hvilken post. Hvis du selv afhenter kanderne så skriver du Volunteer Loungen. Det er også vigtigt at du noterer om det er morgen eller eftermiddag du ønsker det leveret. Hvis du ønsker det leveret både morgen og eftermiddag, skal begge krydses af.
Kanden der bliver leveret har et nr. og bliver noteret til posten. Denne skal retur før posten igen kan få leveret en ny kande tilbage. Det er jeres ansvar at returnere kanderne.
Spisetider i Loungen 2024
Områdekort
Opdateret områdekort
Gå ind på følgende link. –https://chgp.dk/internt-omraadekort/
CHGP Børn og unge
Sidste år indførte vi nogle generelle regler for børn og unge på CHGP. Man kan finde de opdateret børne reglement her.
Det er vigtigt at hvis du har frivillige under 18, at du har indhentet en værges underskrift, inden den pågældende frivillig på begynder sin første vagt.
Underskrevet dokument skal gives til Kolle
Dokument til værge underskrift.
Sikkerhed på pladsen
Action CARD for frivillige
Vejlukninger 2024
Affaldssortering CHGP 2024
AFFALDSTATION
Fra i år er vi fra Københavns kommune forpligtede på at affaldssorterer alt affald på pladsen, det betyder at alle udstillere, madboder og kørere i år er forpligtede på også at sortere deres affald. I den anledning har vi etableret 4 affaldsstationer fordelt rundt på pladsen. Det skal i den forbindelse siges at udsendinge fra Københavns kommune i løbet af weekenden vil komme ud og tjekke at affaldssorteringen forløber efter reglerne, dels på stationerne og dels i ryttergårdene.
Nedenstående kort beskriver hvad, hvor og hvordan man skal sortere sit affald.
Der skal affaldssorteres i følgende kategorierne:
På kortet over pladsen kan i se placering af affald stationer, samt en beskrivelse af hvad der må komme i de forskellige kategorier.
Ved spørgsmål kontakt bæredygtighedskoordinator Emil Drøjdahl Ryg på Tlf.nr 20270863.
Der er 4 affaldsstationer, affaldsstation 2 og 4 indeholder alle kategorier, mens affaldsstation 1 og 4 indeholder de mere basale kategorier som pap, madaffald, restaffald og fritureolie. Affaldsstationen markeret som (2) på kortet er dog den største affaldsstation, som også er den man skal bruge mest.
HEAP
HEAP er vores intranet for vores frivillige. Et net, som alle har adgang til. Vi ved, at enkelte af jer har haft Facebookgrupper, men vi kan ikke tvinge eller forvente, at alle frivillige har det. Vi havde 290 i 23 og efter ihærdige påmindelser er vi pt i 24 372 frivillige i vores Facebookgruppe for frivillige, men vi har over 500 frivillige, hvorfor Facebook ikke kan bruges som eneste kommunikationsvej.
I HEAP systemet kan vi styre, hvad vi melder ud og hvor informationen ligger efterfølgende. Vi kan fra kontoret altid sørge for, det er den aktuelle og nyeste information, der ligger her.
Vi vil naturligvis meget gerne hjælpe med HEAP. Der er bl.a. lavet instruktionsguides, som er lagt op i HEAP under ”Filer”. Der er også videoer på HEAPs hjælpeside. Vagtplan (heap360.com)
Vagtplan
Brugen af vagtplanssystemet er meget vigtigt igen i år. Det er vigtigt, at det bliver brugt i forhold til registrering af frivillige arbejdstimer, både i forbindelse med vores forsikring af de frivillige, forplejning og til bestilling/pakning af kit, uniform og andre goder.
I kan i vores filer på HEAP se en uddybende instruktion til, hvordan I opretter en vagtplan og får jeres frivillige til at godkende den.
Nyheder
Vi vil i år gerne gøre mere ud af den holdside, som jeres frivillige lander på.
Vores ønske er at gøre det mere indbydende og professionelt at tilmelde sig som frivillige. Vores frivillige er tidligere landet i et “tomt” system uden informationer om, hvad de skal bruge det til.
Derfor vil vi gerne bede jer om at sætte en nyhed op, hvor I giver mere information om de opgaver, jeres frivillighold har, omtrentlige arbejdstider og kontaktoplysninger i forhold til, hvem de skal tage fat i, hvornår de hører mere osv.
Disse bliver sat op inde i ”Nyheder”.
Her kommer også de fremtidige nyhedsbreve ind, så alle kan se dem. På den måde kan man gå tilbage og se informationen, uanset hvornår man tilmelder sig, og dermed skal vi ikke genudsende mails.
I må også meget gerne sende lokale holdnyheder ud igennem HEAP, så man ikke går glip af tidligere informationer og nemt kan finde alle informationer samlet et sted. På den måde skaber vi aktivitet derinde. Når I sender nyheder ud, vælger I jeres hold som modtager af jeres nyheder. I kan også vælge at krydse af, at de skal modtage en mail om, at der er kommet noget nyt ud.
Der er frivillige, der ønsker ALT den information, de kan få, og så er der frivillige, der kun ønsker det mest vigtige.
Ved at bruge HEAP kan I få al generel info og det, der så er vigtigt for jer og jeres gruppe, frem. Denne information skal komme fra jer – I har den bedste erfaring og viden til at sortere og formidle i forhold til netop jeres hold.
Det forventes, at I byder velkommen og tager kontakt til de frivillige, der kommer ind i jeres grupper. Hvad I derudover gør, er op til jer – skrive velkomst til hver enkelt, ringe alle op, skrive en fælles mail til nye en gang om ugen eller hvad der nu lige er jeres stil. Det vigtigste er, at der bliver taget godt imod de frivillige.
FAQ
FAQ er i virkeligheden vores håndbogsinformation, og det er vigtigt, alle kender informationen her. Det er her, vi fra kontoret lægger information ind.
Al generel information henvises hertil, så hvis der er tvivl om noget information, kan man henvise til dette.
Vi har lagt håndbogen ind som en online FAQ her https://chgp.dk/online-haandbog/. På denne måde kan vi løbende opdatere og rette informationer hvis de skulle ændre sig eller der skal opdateres.
Her ligger altid en generel information, med forbehold for ændringer undervejs.
Fildeling
Inde under ”Filhåndtering” lægges de filer, der måtte være nødvendige for jer og de frivillige. Her kan I også uploade filer til jeres frivillige.
De fælles filer, vi deler med jer ledere, ligger under ”Frivillige ledere” -mappen, som f.eks. How To-guides til vagtplan og nyheder.
Frivillige ledere-holdet er dér, I alle er samlet og herudover har I også jeres eget hold.
