Friviiligleder
Frivilligleder drejebog
Denne lille drejebog indeholder de vigtigste, praktiske informationer vedrørende opbygningen og afviklingen af det årlige, historiske motorløb i København, CHGP.
Formålet med drejebogen er at klarlægge de forskellige arbejdsgange og at skabe et overblik over ansvarsområder.
Med denne drejebog er det vores ønske at sikre, at alle frivillige er klædt bedst muligt på til, at CHGP kan afvikles så gnidningsfrit som muligt.
Tak fordi I vil være frivilligeledere! Tak for jeres store indsats og al den tid, I lægger i rollen som leder for jeres hold. Hvert eneste hold og funktion er vigtig for, at hele CHGP kan afvikles. I er som ledere rollemodeller og ambassadører for CHGP over for de andre frivillige, gæster, kørere, kunder og samarbejdspartnere – hele året rundt! CHGP er blevet større, og der er nu områder, som vi optimerer, for at gøre det endnu bedre for vores frivillige og for vores afviklingen af CHGP generelt.
Drejebogen 2025
Event crew
Følgende frivillige er i 2025 med til at bygge banen og området op:
Banebyggerchef – Peter Mikkelsen
Banebyggerleder – Kenneth Larsen
Håndværkere områdeleder – Kim Dupont
Elektriker – Lars Nørbjerg
Logistik – Steen Olsen
Brand – Jens-Henrik Lose
VVS – Troels Kühnell
Chgp service
Følgende frivillige servicerer i 2025 vores gæster og frivillige inde på området på forskellige måder:
Frivilligkoordinator – Alexander Kadijevic og Sisse Milling Fridberg
Runnere – Fini Nielsen
Publikumsservice – Daniel Dusty & Nick Nielsen
Volunteer lounge – Sanne Dupont
UDSTILLER SERVICE
Følgende frivillige servicerer i 2025 vores udstillere rundt på området:
Hospitality Service – Nicoline Stokking
Champagne bar – Anna Nellemann
Drikkevareservice – Dennis Rasmussen & Max Madsen
VIP Chauffører – Thomas Jensen
VIP Presse – Nicoline Stokking
Sekretariatet – Mia Lindender
Nabobilletter/Transportkoordinator – Martin Poll
EVENT SERVICE
Følgende frivillige servicerer i 2025 før gæsterne kommer ind på pladsen og i området omkring samt står for vores velgørenhedsløb Race for Riget:
Eventkoordinator – Sisse Milling Fridberg
Beboerservice – Mikkel Bern
Billetvogne – Torben Stenkilde
Race for Riget – Anders Thelle
Områdeservice – Jens Olsen
Merchandise shop – Maren Hansen
LØBSAFVIKLING
Følgende frivillige er i 2025 ansvarlige for løbsafviklingen:
Løbsledelse – Christoffer Østerby
Banechef – Lars Feldskov
Speakers – Thomas Wulff
Officials – ASKH / HMS
Ryttergård – Tim Nellemann
SIKKERHED
Følgende frivillige er i 2025 ansvarlige for vores Beredskab og vagter på området:
Beredskabs teamsleder – John Søgaard
Beredskabskoordinator – John Rossing
Tusind tak for jeres engagement.
Med denne guide håber vi, at I føler jer bedre klædt på – sådan at både I og alle jeres frivillige får det bedst mulige CHGP 2025!
I er altid meget velkomne til at tage kontakt til os på [email protected]
Forventninger
Jeres lederroller er meget forskellige, og vi ved, at der er en stor indsats lagt i dem. Tak for det.
Ud fra de erfaringer, vi har, har vi sammensat følgende forventninger til jeres roller.
Belønninger
Igen i år har vi delt vores frivillige ind i kategorier og lavet et skema, som viser, hvilke belønninger de forskellige indsatser udløser. Vi vil gerne belønne dem, der gør en ekstra indsats og takke dem, der nogle gange lægger helt op mod 100 timer. Jo flere timer man arbejder, desto flere fordele får man.
Pauser, mad og drikke bliver udløst af ens antal arbejdstimer. På den måde får alle bedre muligheder for at holde pause. Hvis man som leder kan se, at det ikke kan lade sig gøre at overholde de pauser, der er angivet, skal man henvende sig til frivilligkoordinatoren. Alle skal have adgang til en times pause efter 3 arbejdstimer. I kan imidlertid lægge vagterne i løbet af dagene, så det passer bedst for netop jeres opgaver.
Alle ledere skal lave vagtplaner i HEAP og få de frivillige til at godkende dem.
Ud for hver enkelt kan vi så se, hvor mange dage og timer, de arbejder og dermed hvilken kategori, de kommer i. På den måde kan vi give dem det, de skal have, når vi pakker deres kit.
Vi vil oprette et hold ekstra hjælpere, der vil kunne give en ekstra hånd uden for deres oprindelige holds opgaver. Det kan f.eks. være nogle, hvis hold kun arbejder i weekenden, men som gerne vil deltage mere.
Nogle frivillige er også aktive på forskellige hold ved f.eks. at stå i indkørsel mandag til fredag, hvorefter de går over i publikumsservice i weekenden og så hjælper med udkørsel igen søndag.
Hvis I som ledere vurderer, at I kan bruge ekstra hjælp, beder vi jer melde ind herom, og så vil vi fordele de frivillige kræfter, der måtte komme ekstra.
UNIFORM
Alle får udleveret en arbejdsuniform bestående af:
- En arbejdsoverdel alt efter ens funktion
- Kasket
- Armbånd
- Keyhanger
- Gymbag til at have sine ting i, med ørepropper, regnslag og lidt snacks og forhåbentligt lidt solcreme og håndsprit.
Herudover får alle mulighed for at hente årets plakat og, alt efter kategori, også adgang til rabatvouchers til merchandise shoppen. Alt efter den frivilliges arbejdsindsats udløser arbejdstimerne i vagtplanen yderligere ting, der kommer i deres kuvert.
Vigtige datoer
Vigtige datoer
Teknisk bestilling – 13. juli kl. 8.00
Mad bestilling – 13. juli kl. 8.00
CHGP – 8.-10. august
Tilmelding til evaluering – 11. august
Frivilligleder evaluering – 19. august kl. 17.00
Områdekort
Opdateret områdekort
Gå ind på følgende link. –https://chgp.dk/internt-omraadekort/
CHGP Børn og unge
Sidste år indførte vi nogle generelle regler for børn og unge på CHGP. Man kan finde de opdateret børne reglement her.
Det er vigtigt at hvis du har frivillige under 18, at du har indhentet en værges underskrift, inden den pågældende frivillig på begynder sin første vagt.
Underskrevet dokument skal gives til Sisse eller Kadi
Dokument til værge underskrift.
Sikkerhed på pladsen
Action CARD for frivillige
Vejlukninger 2025
Affaldssortering CHGP 2025
AFFALDSTATION
Fra i år er vi fra Københavns kommune forpligtede på at affaldssorterer alt affald på pladsen, det betyder at alle udstillere, madboder og kørere i år er forpligtede på også at sortere deres affald. I den anledning har vi etableret 4 affaldsstationer fordelt rundt på pladsen. Det skal i den forbindelse siges at udsendinge fra Københavns kommune i løbet af weekenden vil komme ud og tjekke at affaldssorteringen forløber efter reglerne, dels på stationerne og dels i ryttergårdene.
Der skal affaldssorteres i følgende kategorierne:
Kort over placeringer kan udleveres hos CHGP-teamet.
HEAP
HEAP er vores intranet for vores frivillige. Et net, som alle har adgang til. Vi ved, at enkelte af jer har haft Facebookgrupper, men vi kan ikke tvinge eller forvente, at alle frivillige har det. Vi havde 290 i 23 og efter ihærdige påmindelser er vi pt i 24 372 frivillige i vores Facebookgruppe for frivillige, men vi har over 500 frivillige, hvorfor Facebook ikke kan bruges som eneste kommunikationsvej.
I HEAP systemet kan vi styre, hvad vi melder ud og hvor informationen ligger efterfølgende. Vi kan fra kontoret altid sørge for, det er den aktuelle og nyeste information, der ligger her.
Vi vil naturligvis meget gerne hjælpe med HEAP. Der er bl.a. lavet instruktionsguides, som er lagt op i HEAP under ”Filer”. Der er også videoer på HEAPs hjælpeside. Vagtplan (heap360.com)
Vagtplan
Brugen af vagtplanssystemet er meget vigtigt igen i år. Det er vigtigt, at det bliver brugt i forhold til registrering af frivillige arbejdstimer, både i forbindelse med vores forsikring af de frivillige, forplejning og til bestilling/pakning af kit, uniform og andre goder.
I kan i vores filer på HEAP se en uddybende instruktion til, hvordan I opretter en vagtplan og får jeres frivillige til at godkende den.
Nyheder
Vi vil i år gerne gøre mere ud af den holdside, som jeres frivillige lander på.
Vores ønske er at gøre det mere indbydende og professionelt at tilmelde sig som frivillige. Vores frivillige er tidligere landet i et “tomt” system uden informationer om, hvad de skal bruge det til.
Derfor vil vi gerne bede jer om at sætte en nyhed op, hvor I giver mere information om de opgaver, jeres frivillighold har, omtrentlige arbejdstider og kontaktoplysninger i forhold til, hvem de skal tage fat i, hvornår de hører mere osv.
Disse bliver sat op inde i ”Nyheder”.
Her kommer også de fremtidige nyhedsbreve ind, så alle kan se dem. På den måde kan man gå tilbage og se informationen, uanset hvornår man tilmelder sig, og dermed skal vi ikke genudsende mails.
I må også meget gerne sende lokale holdnyheder ud igennem HEAP, så man ikke går glip af tidligere informationer og nemt kan finde alle informationer samlet et sted. På den måde skaber vi aktivitet derinde. Når I sender nyheder ud, vælger I jeres hold som modtager af jeres nyheder. I kan også vælge at krydse af, at de skal modtage en mail om, at der er kommet noget nyt ud.
Der er frivillige, der ønsker ALT den information, de kan få, og så er der frivillige, der kun ønsker det mest vigtige.
Ved at bruge HEAP kan I få al generel info og det, der så er vigtigt for jer og jeres gruppe, frem. Denne information skal komme fra jer – I har den bedste erfaring og viden til at sortere og formidle i forhold til netop jeres hold.
Det forventes, at I byder velkommen og tager kontakt til de frivillige, der kommer ind i jeres grupper. Hvad I derudover gør, er op til jer – skrive velkomst til hver enkelt, ringe alle op, skrive en fælles mail til nye en gang om ugen eller hvad der nu lige er jeres stil. Det vigtigste er, at der bliver taget godt imod de frivillige.
FAQ
FAQ er i virkeligheden vores håndbogsinformation, og det er vigtigt, alle kender informationen her. Det er her, vi fra kontoret lægger information ind.
Al generel information henvises hertil, så hvis der er tvivl om noget information, kan man henvise til dette.
Vi har lagt håndbogen ind som en online FAQ her https://chgp.dk/online-haandbog/. På denne måde kan vi løbende opdatere og rette informationer hvis de skulle ændre sig eller der skal opdateres.
Her ligger altid en generel information, med forbehold for ændringer undervejs.
Fildeling
Inde under ”Filhåndtering” lægges de filer, der måtte være nødvendige for jer og de frivillige. Her kan I også uploade filer til jeres frivillige.
De fælles filer, vi deler med jer ledere, ligger under ”Frivillige ledere” -mappen, som f.eks. How To-guides til vagtplan og nyheder.
Frivillige ledere-holdet er dér, I alle er samlet og herudover har I også jeres eget hold.
Frivilligleder drejebog
Denne drejebog indeholder de vigtigste praktiske informationer vedrørende CHGP til vores frivilligledere
( Med forbehold for senere ændringer)
